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個人情報の取り扱いについて

◆ 国府台高等学校同窓会(鴻陵会)の個人情 報に関する 基本方針

請求/届出の各様式

◆ 国府台高等学校同窓会個人情報保護規程           



国府台高等学校 同窓会(鴻陵会)の個人情報に関す る基本方針
 
 国府台高等学校同窓会(以下「鴻陵会」とする)は、会員相互の親睦を図るとともに、母校との連携を保ちその発展に寄与することを目的としており、そのた めに必要な同窓生の個人情報をお預かりしています。
 鴻陵会は「個人情報の保護に関する法律」の対象となる「個人情報取扱事業者」に該当しませんが、個人情報保護の重要性を十分に認識し、個人情報の適切な 利用と安全管理のために個人情報保護規程を作成し、必要な措置を講じています。今後も個人情報の管理をより一層慎重に行いながら同窓会活動を進めてまいり ます。何卒ご理解ご協力をお願い申し上げます。


1. 収集および利用
 鴻陵会では、会員の個人情報のうち、下記利用目的に必要な「卒業年次」「クラス・番号」「氏名」「旧姓」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアド レス」を収集 および利用させていただいております。

2. 利用目的
 鴻陵会は円滑な運営を図るために、以下の目的に個人情報を利用します。
 ・同窓会会員台帳の整備
 ・同窓会会報の送付
 ・同窓会が主催する行事、およびクラス会、OB会等の案内
 ・母校支援に係る業務
 ・その他上記に関連する業務

3.安全管理措置
鴻陵会で保有する個人情報への不正アクセス、個人情報の消失、破壊、改ざんおよび漏洩などに対して安全管理に努め、必要な処置を講じます。上記の利用目的 以外、個人情報を利用することはありません。但し、法令の定めに基づく場合や、本人の事前の同意がある場合は除きます。また、個人情報の処理を外部委託す る場合には、個人情報を適正に取り扱っている委託先を選定し、秘密保持契約を結び適切な管理を実施します。

4. 個人情報の提供について(第三者提供)
 会員から他の会員の個人情報の照会については、所定の手続きの上、原則として被照会者の同意を確認したものに限り回答いたします。なお、会員以外からの 照会については、法令の定めに基づく場合を除いて原則として対応いたしません。
 また、個人情報の提供を望まない場合(「非開示」)は、所定の文書(様式第2号)にて本会まで届け出てください。届出がない場合は、原則として「開示 可」として取扱いたします。
 原則として鴻陵会では、同期会、クラス会、委員会・部活動同窓会に対して、利用目的と本人確認を行った上で「開示可」の情報のみを提供します。

5. 開示・訂正・利用停止請求
 鴻陵会では、本人から申し出があった場合に限り、所定の文書にて個人情報の開示(様式第1号)・訂正・利用停止(様式第2号)の請求に応じます。

6. 個人情報管理責任者の配置について
 鴻陵会では、個人情報を取り扱う責任者を置き適切な管理を行います。

7. 法令の遵守、個人情報保護方針の改定
 鴻陵会では、国内における法令等に従った個人情報の管理、利用を行います。国内における法令等の変更に合わせるため、個人情報の保護をより確かなものと するため、またはその他の理由により、個人情報保護方針を改訂させていただくことがありますので、定期的に個人情報保護方針の確認をお願いいたします。

8. 届出・お問合せ先
 常に正確かつ最新の状態に保つために、個人情報の変更(転居、改姓等)があった場合には鴻陵会までお知らせください。


(2008.5 改定)
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請求・届出の各様式 はこちらです。(PDF形式)

個人情報開示請求

様式第1号

 個人情報変更届  

様式第2号
 

 PDF形式書類の閲 覧に必要なソフトウェアAdobeReader(アドビ リーダー)」(無償)
下のボタンをクリックしてダウンロードすることができます。
 


国府台高等学校同窓会個人情報保護規程

(目的)
第1条 この規程は、国府台高等学校同窓会(以下、「本会」という)が保有する個人情報の取扱いに関し、必要な事項を定めることにより、個人情報 の適切な収集、利用、管理及び保存を図り、もって本会における個人の権益及びプライバシーの保護に資することを目的とする。

(定義) 
第2条 この規程において「個人情報」とは、本会会員に関する情報であって、本会が業務上取得し、または作成したもののうち、当該情報にかかわ る個人が識別され、若しくは識別されうるものをいう。
  2.この規程において「個人情報管理責任者」とは、本会の個人情報保護計画の策定、実施、評価、改善等の個人情報保護のための業務について、統括的責 任と権限を有する者をいい、本会の会長がこれにあたる。「個人情報管理者」とは、各部門において個人情報保護のための業務について、統括的責任と権限を有 する者をいい、各部門の責任者、若しくは会長より指名を受けた者がこれにあたる。
 
(責務) 
第3条 本会の事務に従事する者は、会員のプライバシーの保護に努めなければならない。
  2.本会における活動に従事した者は、活動中に知り得た個人情報を漏洩し、または不当な目的に使用してはならない。

 (収集の制限) 
第4条 個人情報の収集は、本会の活動・運営のための諸業務(以下、本会の業務という)に必要不可欠な範囲に限定するものと する。
  2.個人情報の収集は、思想、信条及び信教の調査を目的としてはならない。
  3.個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により行わなければならない。

(利用及び提供の制限) 
第5条 個人情報の利用は、本会の業務に必要不可欠な範囲内に限定するものとする。
  2.個人情報は、次に掲げる場合を除き、これを第三者に提供してはならない。
  (1)本会の業務に関連する事項を委託する場合
  (2)会員個人の同意がある場合
  (3)法令に基づく提供依頼があった場合

(適正管理) 
第6条 個人情報管理責任者と個人情報管理者は、個人情報の安全性及び信頼性を確保するため所管の個人情報(以下情報データベースという) の漏洩、滅失、毀損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
  2.個人情報管理者は、情報データベースをその利用目的に応じてより正確な状態を保つよう努めなければならない。

(業務の委託) 
第7条 個人情報の取扱いを含む業務を外部に委託する場合は、個人情報の保護に必要な事項について、必要事項について取り決めをしなけれ ばならない。

(外部要員の受け入れ) 
第8条 前条の規程は、個人情報の取扱いを含む業務のために、外部から要員を受け入れる場合について準用する。

 (開示の請求) 
第9条 会員は自己に関する個人情報について、開示を請求することができる。
  2.前項の請求は、必要な事項を明記した文書(様式第1号)を、個人情報管理責任者宛に提出して行うものとする。
  3.第1項の請求を受けた個人情報管理責任者は、当該個人情報を開示するものとする。但し、開示をしないことに正当な理由があると認められる個人情報 に ついては、この限りではない。

(訂正の請求) 
第10条 会員は自己に関する個人情報に誤りがある場合に、その訂正を請求することができる。
  2.前項の請求は、必要な事項を明記した文書(様式第2号)を、個人情報管理責任者宛に提出して行うものとする。

(不服の申立て) 
第11条 会員は個人情報の取扱いに関し、個人情報管理責任者に不服申立てをすることができる。
  2.個人情報管理責任者は、不服申立ての内容を調査し、確認するために常任理事で構成される審査会を設置することができる。
  3.個人情報管理責任者は、本条第2項の調査、確認の結果を当該会員に通 告 する。

(規程の改廃) 
第12条 この規程の改廃は、常任理事会の議を経て行う。

  附則
 この規程は 平成17年8月5日に制定し、平成17年4月1日に遡及施行する。


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